Pré - Audit

Inleiding

Ik ben als zelfstandig werkend oefentherapeut Cesar dertig jaar werkzaam in de eerste lijn. In de afgelopen jaren ben ik actief (geweest) voor onze vereniging. Ik heb bestuurlijke ervaring (assessor voor PR en de Regio's), ben regionaal onderhandelaar geweest voor de ziekenfondsen (VAC/AZ), heb drie jaar de functie van Regio Manager voor Regio Noord mogen invullen, heb het IOC Emmen & Omstreken opgezet en voorgezeten, ben IOC begeleider en StADAP contact persoon en ben destijds uit naam van de vereniging visiteur geweest voor eerste lijn praktijken.

Aanleiding

Begin 2011 heb ik, als een van de eerste beroepsbeoefenaren, het hele beheers-audit traject van dichtbij mogen meemaken...

Ik kan je melden dat dit geen pretje was... Ik was onvoldoende voorbereid; er was geen back-up vanuit de beroepsvereniging, ik was niet op de hoogte van de toetsingscriteria, ik was niet op de hoogte van het belang én verplichting van de toepassing van de module 'Verslaglegging' in mijn praktijk. De audit verliep rampzalig en ik heb de 'vrijwillig' verplichte nascholing Transparante Zorg moeten volgen. Na een half jaar van implementatie van verbeterplannen, verliep de tweede audit gelukkig vlekkeloos!

Vanuit mijn betrokkenheid voor onze beroepsgroep èn mijn frustratie, heb ik besloten mijn ervaringen te delen met collega's en hen te informeren over de mogelijke valkuilen en instinkers van de beheers-audit. In eerste instantie heb ik het Pre-Audit concept samen met onze koepel willen organiseren. Zij zijn echter terughoudend om de uitvoering uit naam van de vereniging te laten doen plaatsvinden.. Ergo: de Pre-Audit en zijn voorbereidingen vinden plaats op persoonlijke titel én op basis van een onkostenvergoeding: reiskosten en een uur tarief.

In de loop van de jaren heb ik inmiddels meerdere collega's succesvol verder kunnen helpen; na de Pre-Audit zijn er verbeterpunten opgesteld met een implementatie traject. In alle gevallen betrof het de toepassing van de richtlijnen en het transparant maken van het methodisch handelen in woord en daad....

Uitvoering

Er bestaan twee soorten audits: een verplichte (beheers-)audit op basis van overschrijding van een door de zorgverzekeraar gehanteerd behandelgemiddelde en een vrijwillig uitgevoerde audit (Plus Praktijk). Een audit omvat een controle van je patiëntenregistratie in de ruimte waar de patiënt behandeld wordt. Je wordt geacht de administratie transparant te maken van het totaal aantal (uit-)behandelde patiënten over een door de zorgverzekeraar bepaald tijdstraject. De audit duurt doorgaans vier uren en wordt uitgevoerd door twee auditoren. Het afnemen van een audit verloopt volgens een strak regime: een vragen lijst die in zijn geheel doorlopen zal worden met het afvinken van verschillende rubrieken met N (nee) of C (conform). Er is geen ruimte voor discussie. Aan het einde van de audit word je schriftelijk op de hoogte gesteld van het aantal N of C.

De consequenties van een negatief uitgevallen audit zijn: tijdelijk korten op het behandeltarief, verplichte bijscholing Transparante Zorg aan de HvU, verplichte her-audit na zes maanden. De totale kosten van dit traject zijn om en nabij drieduizend euro, de stress hierbij niet meegerekend en het groot aantal uren om je administratie audit-proof te krijgen!

Wat kan ik bieden

Ik kan een Pre-Audit aanbieden waarbij de meest recente audit vragenlijst doorlopen wordt en ik help je met het maken van een verbeterplan.
Voordat ik je in de praktijk kom bezoeken vraag ik twee behandeldossiers te overleggen: één van een uitbehandelde en één van een onder behandeling zijnde patiënt. Deze dossiers geven mij inzicht in de werkwijze, het al-dan-niet aanwezig zijn van valkuilen en instinkers en van het methodisch handelen. Voor de goede orde: deze dossiers worden tijdens de Pre-Audit NIET inhoudelijk beoordeeld. Na inzage worden de dossiers door mij vernietigd.

De duur van de Pre-Audit is afhankelijk van het verloop maar houd rekening met een gemiddelde tijdsduur van drie-en-een-half uur. Om het vrijblijvende karakter van mijn aanpak te benadrukken wil ik met klem aangeven dat er door mij niets wordt vastgelegd of gedocumenteerd!

Kortom: een persoonlijke aanpak, individueel gericht en op maat met in acht neming van de privacy!